辦任何事情都應有輕重緩急之分，有的事發生後，必須馬上處理，延誤了時間就可能與預期目標相背離，或是財產損失加大，或是身家性命有危。
但是有些人際關系方面的事情，其發生之時，如果立即解決，可能會火上澆油，使事態發展愈加嚴重，而冷卻幾日，使當事人恢復理智以後再處理，就可能會大事化小，小事化了。
所以，在辦事過程中，處理事情之前要掌握好火候，這對事情的成敗至關重要。
像我們都熟知的「將相和」的歷史故事，如果藺相如在廉頗正氣勢洶洶之時，去找他解釋，與他爭辯，即使和顏悅色、平心靜氣，廉頗也可能一句也聽不進去。這樣不但不利於解決矛盾，反而極有可能引起新的沖突，使事態嚴重，對彼此雙方更為不利。
為掌握解決沖突的「火候」，有人找到了一種「10%法」，即事情發生後，先等10%的時間，這10%的時間裏，你的朋友或對方，會因說出的話、辦過的事向你道歉；這10%的時間，也使你的頭腦更清醒，而不至於在盛怒之下失去控制。
受到別人的傷害，我們很可能暴跳如雷、怒發沖冠，與其如此，不如暫且迫使自己先冷靜下來，然後再去想應當怎樣對待，要知道，大多數人不是有意要傷害我們的。
事實上，我們永遠也無法避免受到傷害，這是我們生活的一部份。既然如此，何必憂之恨之？除此之外，要想別人不傷害你，還要時刻想到不要傷害別人，只有這樣，才能活得輕松，活得愉快；也只有這樣，你才能找到為你辦事的人。
需要我們馬上做的事就是最重要、最緊急的事，來不得任何拖延。做完了一件事後又可依此方法對下面的事進行分類。那麽我們依據什麽來分清輕重緩急，設定優先順序呢？
善於辦事的高手都是以分清主次的辦法來統籌時間的，把時間用在最有「生產力」的地方。 面對每天大大小小、紛繁復雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有生產力的地方呢？下面是三個判斷標準。
1．我必須做什麽
這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做；如果非做不可，但並非一定要親自做的事情，可以委派別人去做。
2．什麽能給我最高回報
應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情，而用20%的時間做其他事情。所謂「最高回報」的事情，即是符合「目標要求」或自己會比別人幹得更高效的事情。
前些年，日本大多數企業家還把下班後加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，工作效率低下，因為社會只承認有效勞動。
因此，我們說「勤奮=效率=成績／時間。」
現在勤奮已經不是時間長的代名詞，勤奮是最少的時間內完成最多的目標。
3．什麽能給自己最大的滿足感
最高回報的事情，並不一定能給自己最大的滿足感，均衡才能和諧滿足。因此，無論你地位高低、財富多少，總需要分配時間於令人滿足和快樂的事情，唯有如此，工作才是有樂趣的，且容易保持工作的熱情。
透過以上「三層過濾」，事情的輕重緩急就很清楚了，然後再以重要性優先排序（註意，人們總有不按重要性順序辦事的習慣），並堅持按這個原則去做，你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間的了。
練習分清事情的輕重緩急，逐步學習安排整塊與零散時間，而不是避重就輕。事情肯定會有輕重緩急，先集中時間把最重要的完成，不重要的事放一放自己也不後怕。利用好零散的時間做事，可以在不知不覺中完成煩瑣的雜務。關鍵是不要怕處理難辦的事。
總之，只有在辦事時把握住火候，才能在短時間內把事情辦得又快又好。
稿件來源 | 【辦事的藝術】
本文作者 | 邢群麟 姚迪雷
微信編輯 | 箋遲
