案例 | 用 SeaTable 表格記錄和管理訂單跟進事項，簡單又方便

跟單員在跟單的過程中，除了使用專門的 ERP 系統外，如何用表格對訂單跟進事項等零散資訊進行清晰地記錄和管理呢？比如記錄訂單生產跟進、是否確認發貨數據、是否核對船運資訊等等，甚至能對小到跟進事項和大到所有訂單裝櫃日期自動預警提醒和發送，更進一步地還可以即時檢視不同數據的分析和視覺化。這用 SeaTable 就很方便，作為新型的協同表格和資訊管理工具，其豐富易用的功能就很好地幫助到了我。

下面透過一個簡單的案例，來分享我是如何使用的，主要包括以下內容：

分別來看。

用不同子表記錄訂單跟進並跨表連結

在一個表中用任務列表記錄跟進事項

在介紹用不同子表記錄訂單跟進事項之前，要先分享一種非常簡單和簡潔的記錄方式，那就是用一個子表來記錄訂單跟進事項，即在「客戶訂單」表插入一個「跟進事項」列並選擇使用「長文本」數據類別，然後用它的「任務列表」形式來記錄，完成則點選勾選，待辦或未完成則不勾選。

當預覽該列單元格時可以清晰地看到跟進事項數量、已勾選事項、未勾選事項。並且當滑鼠移動到單元格時，還能顯示出詳細的預覽內容。當然也可以直接進去檢視。演示如下：

用不同子表記錄訂單資訊和跟進事項

再來介紹另一種顆粒度比較細的記錄方式，那就是用不同子表來記錄。這正是考慮到了有些跟進事項的時間段較長，需要記錄的預計完成時間、開始時間、實際完成時間、用時天數、事項明細、資料附件等較為細致，同時基於此也會有預警提醒、數據分析、工作復盤等需求，所以就采用了這種記錄方式，當然，它也很簡單方便。請繼續看以下介紹。

了解需求後，我們來看這個訂單跟進表，一個子表用來記錄每個訂單的基本資訊，另一個子表記錄每個訂單的多個跟進事項，然後用表格的「連結其他記錄」列類別把兩個子表連結了起來並關聯上有對應關系的記錄。

即在「訂單跟進事項」表中記錄每個跟進事項時，就在透過「連結其他記錄」生成的連結列，選擇上該跟進事項屬於哪個「客戶訂單」表中的哪個合約號。此時在「客戶訂單」表中自動生成的連結列，就能同步看到每個訂單在「訂單跟進事項」表中的多個跟進事項了，並能直接開啟檢視和編輯詳情。演示如下：

在完成連結子表記錄的基礎上，還可以用「連結公式」快速地實作跨表尋找和參照、跨表計算。比如選擇用「連結公式」中的 lookup 把「客戶訂單」表中的每個每個合約的客戶簡稱、裝櫃日期參照到「訂單跟進事項」表中，從而省去重復填寫。如下圖：

同理，在「訂單跟進事項」表中，還可以分別插入列並選擇用「連結公式」中的相應公式，跨表計算出每個客戶的最近一次跟進時間、最近一次跟進事項、跟進事項數。演示如下：

透過行事曆等外掛程式直觀視覺化跟進工作

如果僅是透過表格去檢視和管理訂單跟進事項，多少都會顯得單調和不夠直觀，那麽我們就可以從表格的「外掛程式」裏一鍵添加行事曆、看板、時間線等外掛程式，來更形象和方便地視覺化。比如：

行事曆：

時間線： 可設定顯示欄位及位置；點選顏色標題可進去檢視和編輯詳情。

透過自動化功能建立預警和提高辦公效率

透過表格的提醒規則、自動化規則、按鈕功能，我們可以為訂單跟進表建立預警提醒和一些辦公自動化流程。比如我就在表格中插入了列並用了「按鈕」類別，選擇了「自動發送企業微信」（提前設定好企業微信機器人），點選單元格中的按鈕就可以將本行中自訂+{列名}參照的內容，自動發送到企業微信。

點選按鈕自動發送內容到企業微信：

比如透過建立「提醒規則」，對「客戶訂單」表中的「裝櫃日期」列設定提前3天自動提醒。並且如果沒有閱讀表格通知，提醒訊息還能發送到繫結好的微信、郵箱。提醒規則演示如下：

比如還可以透過建立「自動化規則」，來設定更多的自動化流程，它可以根據設定的觸發條件自動執行發送通知、發送企業微信、發送郵件、設定記錄為、釘選記錄等操作，滿足更細致的辦公場景。

透過統計圖表視覺化跟進工作數據分析

隨著訂單及其跟進事項的增多，這個訂單跟進表就像一個軟件系統一樣沈澱了越來越多的數據，無論是輸出報表，還是透過數據分析指導工作，都可以用表格的統計功能和高級統計外掛程式。它們的設定都很簡單，並且可以匯出。統計功能可以建立基礎的統計圖表和統計表格；高級統計外掛程式可以建立出類別更豐富的圖表，完成更多維度和形式的數據分析及視覺化。演示如下：

總結

對於記錄和管理訂單跟進事項，本文提供了兩種方式方法，一是用「長文本」數據類別中的「任務列表」來記錄，這樣操作更簡單，形式更簡潔，能滿足基本的記錄需求；二是用不同子表來記錄並做跨表連結，這樣可以方便地展現出更為詳實的數據，滿足顆粒度更細的管理需求，但在操作上也同樣很簡單，比如其中的跨表連結計算都是自動化完成。SeaTable 表格的功能比較豐富，你可以根據場景來探索更多的靈活套用方式。

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